Keterampilan Kepemimpinan: Mengelola Rapat

Air Lemon Untuk Diet Yang Paling Aman untuk dikonsumsi, Produk Sari Lemon di buat Dengan Bahan Lemon Alami Yang Kaya akan Manfaat, Termasuk baik Untuk Diet.

Menganalisis Kebutuhan Rapat Tingkat Strategis, dengan: mempertimbangkan arah dan tujuan strategis, dan tujuan operasional tingkat senior; mengidentifikasi struktur pertemuan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan komunikasi dan pengambilan keputusan di bidang-bidang ini. Mengevaluasi Struktur Rapat Saat Ini, dengan: menganalisis struktur saat ini dan format pertemuan tingkat senior: mengidentifikasi dan mengevaluasi frekuensi, format, kehadiran, dan hasil pertemuan saat ini; membandingkan temuan ini dengan kebutuhan yang diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Kedua tahap ini sangat penting. Di semua bidang, dan di semua tingkatan, pemimpin organisasi tidak boleh membiarkan status quo tetap di tempatnya tanpa evaluasi yang teratur dan ketat terhadap tujuan saat ini dan perkiraan. Hal yang sama berlaku untuk pertemuan tingkat senior. Kehadiran, format, frekuensi, dan hasil harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa mereka memenuhi kebutuhan arah dan sasaran strategis saat ini.

Menetapkan Struktur Rapat yang Disetujui, dengan: menginformasikan dan mendiskusikan perubahan yang diusulkan dengan semua pemangku kepentingan tingkat senior; menyetujui dan mengimplementasikan struktur yang direvisi atau baru; memberikan pelatihan untuk peran dan pendekatan baru, jika perlu. Mengubah kerangka kerja dan format pertemuan tingkat senior yang ada pasti akan menyebabkan beberapa gangguan dan mungkin beberapa konflik. Namun, adalah penting bahwa organisasi memiliki struktur dan proses di tempat, di semua tingkatan, dan di semua bidang kegiatan, yang mendukung dan berkontribusi pada arah strategis yang diambil oleh organisasi. Rapat adalah bagian penting dari komunikasi, manajemen informasi, dan proses pengambilan keputusan, dan karenanya harus dibentuk dan dikelola untuk memenuhi kebutuhan fungsi-fungsi ini. Kesulitan apa pun yang berubah dalam bidang ini, harus ditangani dan diatasi.

Merencanakan pertemuan untuk pemimpin, dengan: mendiskusikan dan menyetujui dengan rekan kerja, bila sesuai, tujuan pertemuan; memutuskan tujuan pertemuan; menetapkan tujuan yang jelas dan tepat, sebagai hasil pertemuan; memutuskan siapa yang harus hadir, meskipun ini mungkin merupakan daftar standar, masih perlu untuk meninjau ini secara teratur; tetapkan tanggal, waktu, dan tempat yang tepat untuk rapat, sekali lagi standar mungkin berlaku, tetapi harus ditinjau secara teratur; menerbitkan agenda untuk semua peserta dan semua pemangku kepentingan lainnya; mengeluarkan informasi pendukung tepat pada waktunya bagi peserta untuk mengenalnya; mengatur diskusi pra-pertemuan jika perlu; memastikan bahwa pengaturan administrasi yang diperlukan akan dibuat; persiapan partisipasi pribadi yang lengkap. Merencanakan pertemuan untuk para peserta, dengan: memastikan bahwa semua peserta dibuat sadar akan kewajiban mereka untuk mempersiapkan secara profesional untuk pertemuan tersebut; memastikan bahwa para peserta diberikan semua informasi yang diperlukan untuk memungkinkan mereka berkontribusi dalam pertemuan secara efektif; mengatur untuk diskusi pra-pertemuan dengan para peserta dengan keprihatinan atau kebutuhan khusus mengenai pertemuan tersebut; menyesuaikan agenda untuk memperhitungkan kebutuhan spesifik yang sah dari masing-masing peserta. Dalam memastikan bahwa setiap pertemuan individu efektif, perencanaan adalah tahap yang paling penting. Seperti halnya semua kegiatan utama, persiapan yang tepat adalah kunci keberhasilan. Bahkan pertemuan yang dijadwalkan secara teratur harus disiapkan dengan cara yang dijelaskan di atas. Alasan paling umum untuk pertemuan reguler kehilangan kredibilitas dan pengaruhnya adalah bahwa setiap pertemuan tidak mendapat perhatian individu yang cukup. Tujuan, hasil yang diinginkan, peserta, format, frekuensi, waktu, lokasi, semua harus ditinjau secara teratur. Pemimpin harus memastikan bahwa setiap pertemuan dikelola secara profesional dan tujuannya tidak diencerkan oleh kurangnya persiapan, bukan pada bagian dari pemimpin, atau ketua, atau pada bagian dari peserta yang hadir.

Rapat Pimpinan Secara Efektif, dengan: sepenuhnya dipersiapkan, sebagaimana dijelaskan di atas; tiba di muka untuk mengawasi persiapan akhir; menyambut para peserta saat mereka tiba; memulai pertemuan pada waktu yang disepakati; memperkenalkan peserta baru; meringkas format pertemuan; menegaskan kembali tujuan pertemuan; mengulangi agenda; membentuk dan mengendalikan sifat dan arah diskusi pada setiap item agenda; memastikan bahwa setiap peserta didorong untuk berkontribusi secara tepat; tetap seobjektif mungkin; merangkum kemajuan dan keputusan, pada interval yang sesuai; mengelola waktu yang dihabiskan untuk setiap item agenda dan keseluruhan; meninjau poin-poin diskusi utama dan keputusan yang diambil; mengkonfirmasikan tindakan tindak lanjut individu dan kolektif; berterima kasih kepada peserta atas kontribusi mereka; mengingatkan peserta pada pertemuan terjadwal berikutnya; tutup rapat secara resmi. Ketika mengambil peran Ketua, pemimpin sangat terlihat, dan cara mereka mengelola rapat akan dinilai oleh peserta dan menambah atau mengurangi pendapat mereka tentang kemampuan pemimpin. Untuk alasan ini, pemimpin harus memastikan bahwa ketika mereka secara pribadi memimpin rapat, mereka melakukan ini secara profesional, tegas tetapi adil. Meskipun beberapa orang akan berpendapat bahwa Ketua rapat harus tetap tidak memihak dan bertindak murni sebagai fasilitator, ini tidak mungkin ketika Ketua juga adalah pemimpin, atau salah satu pemimpin, dari organisasi. Namun demikian, ketika bertindak sebagai Ketua, pemimpin harus melakukan segala upaya untuk memfasilitasi secara efektif, sementara juga mempresentasikan pandangan mereka sendiri jika perlu. Peran yang sulit, tetapi harus dijalankan dengan baik.

Tindak Lanjut Secara Efektif, dengan: memastikan bahwa semua poin diskusi utama, masalah yang diangkat, keputusan yang diambil, tindakan yang disetujui, dicatat secara akurat; mendistribusikan risalah rapat kepada peserta; meminta rencana aksi dari para peserta yang telah setuju untuk mengambil tindakan tindak lanjut; memantau kemajuan tindakan tindak lanjut; mendapatkan umpan balik dari para peserta tentang pandangan mereka tentang keefektifan pertemuan; menyesuaikan pendekatan untuk pertemuan di masa depan sebagaimana diperlukan.

Ringkasnya: walaupun mengelola pertemuan di tingkat senior dapat terlihat langsung secara teknis, pertemuan ini memainkan peran penting dalam proses komunikasi tingkat strategis, dan jika tidak efektif akan sangat merusak kualitas kegiatan ini. Selain itu, pertemuan yang dikelola dengan buruk dapat merusak hubungan antara pemimpin dan tim dan antara anggota tim. Tujuan dari pertemuan manajemen senior adalah untuk memberi informasi, mendiskusikan, membuat dan mengkonfirmasi dukungan untuk keputusan, dan menyetujui dukungan berkelanjutan untuk, atau perubahan pada, arah strategis organisasi. Peran pemimpin adalah untuk memastikan bahwa pertemuan ini direncanakan dan dikelola secara efektif, produktif dalam hal hasil, dan berkontribusi untuk menjaga kualitas komunikasi di tingkat senior.